Ondernemend gedrag blog 3

Opdracht 1 - Bedrijf onder de loep

Opdracht 1A:

De naam van mijn stagebedrijf is Gemini Design, dit bedrijf is in 1996 opgericht door Marco van den Broeck en Anthony Prokos en is een hands-on designstudio met online, offline en contentmanagement. Gemini Design is een B.V dit is een besloten venootschap. Met een BV wordt een rechtsvorm bedoeld waarmee een bedrijf als eenrechtspersoon wordt gezien en zelfverplichtingen kan aangaan. Hierdoor is de oprichter niet persoonlijk aansprakelijk wanneer er schulden ontstaan in het bedrijf. Deze rechtsvorm met beperkte aansprakelijkheid is dan ook de meest gekozen variant bij het oprichten van een bedrijf. In de meeste gevallen kunnen bestuurders van een besloten vennootschap niet persoonlijk aansprakelijk worden gehouden.

Ik werk tijdens mijn stage vooral samen met Diederik Glorie en Annefleur de Rouw. Ik kan natuurlijk als ik vragen bij iedereen terecht. Zie hieronder de Organigram:

Onderzoek type mens Gemini

Antwoord Annefleur:

Wat voor type mens ben je en hoe ben je terechtgekomen bij Gemini?

Qua type ben ik een open en eerlijk persoon (meestal wel tactvol). Ik ben zorgzaam (vandaar studio manager), kan veel in mijn hoofd zitten (overdenken) en euh…

dat is het wel zo’n beetje.

Mijn eerste baan (na de HKU) was in Amsterdam bij een klein ontwerp bureau. De zaken gingen slecht en we kregen steeds minder werk.

Uiteindelijk moest ik daar weg.

Toen ben ik op zoek gegaan naar ander werk (tja, je moet helaas werken…). Totdat mijn vriend zei: ‘Een vriend van vroeger van mij die is volgens mij ooit een design bureau begonnen, kijk eens op zijn website.’

Dat heb ik gedaan, gesolliciteerd en vervolgens ben ik aangenomen. Die vriend van vroeger is Anthony Prokos.

Wat zou er volgens jou anders mogen binnen het bedrijf en waarom?

Momenteel heb ik geen verander punten voor het bedrijf, meestal als ik die heb zorg ik ervoor dat die zo snel mogelijk worden doorgevoerd.

Antwoord Sam:

Wat voor type mens ben je en hoe ben je terechtgekomen bij Gemini?  Ik ben georganiseerd chaotisch. Dus mijn zooitje is in mijn ogen georganiseerd.

Een flapuit en praatgraag. Gefocust en leergierig, maar wel ongeduldig.

Nadat ik klaar was met mijn opleiding mediavormgeving ben ik gaan solliciteren bij verschillende (design)bedrijven. Uiteindelijk sprak Gemini mij erg aan omdat ik mij meteen welkom voelde. Gemini was het enige bedrijf die niet meteen verwachtte dat ik alles kon en werd goed begeleid.

Wat zou er volgens jou anders mogen binnen het bedrijf en waarom? Ik heb hier niet echt een antwoord op en in mijn ogen hoeft er niks anders.

Ik denk dat ik hier nog te kort bij het bedrijf werk, en überhaupt in het vak zit, om daarover te kunnen oordelen. Ik ben heel tevreden 😀

Antwoord Tony:

Wat voor type mens ben je en hoe ben je terechtgekomen bij Gemini? 

Ik ben niet echt in een vakje te plaatsen, ik sta er ook liever naast (een achter-de-schermen-persoon).

Wat zou er volgens jou anders mogen binnen het bedrijf en waarom?

Ik ben op 1 mei 2020 al 20 jaar in dienst bij Gemini, ik heb al genoeg veranderingen meegemaakt. Wat ik geleerd heb, is dat een bepaalde situatie, wat je tijdens de groei tegenkomt, grotendeels de bepalende factor kan zijn voor verandering. En natuurlijk leert men gaande weg van gemaakte fouten en dan pas je jezelf, personeel en/of bedrijf hierop aan om het niet nog eens te laten gebeuren.

Conclusie onderzoek type mens

Bij Gemini werken een heleboel verschillende soorten mensen. Sommige meer uitgesproken, sommige meer ingetogen. Andere heel geordend of juist niet. Ze hebben allemaal 1 ding gemeen. De creativiteit die bij dit werk komt kijken. Ook kunnen de mensen die bij Gemini werken goed samenwerken omdat het team zo goed met elkaar om gaat.

---

Opdracht 1B:

Situatie 1:

Ik krijg een opdracht om een ontwerp te maken op 3 verschillende manieren. De vaardigheid die mij hierbij helpt is creatief denken. Tussentijds neem ik zelf het initiatief om feedback te vragen. Collega's waarderen dit want dan wordt het eindresultaat beter.

Vaardigheden:

Initiatief nemen, samenwerken en creatief denken

Situatie 2:

Het is kwart over vijf en ik ben ingepland voor een spoedopdracht die af moet om zes uur. Normaal gesproken ga ik om half zes naar huis. Ik stel mij flexibel op en lever de opdracht om zes uur in.

Vaardigheid:

Flexibel zijn

Situatie 3:

Ik krijg een grote opdracht die ik over een week af moet hebben. Ik mag zelf mijn tijd indelen. De eerste stap is goed lezen wat er precies gevraagd wordt en welk doel ik over een week bereikt moet hebben. Omdat de opdracht goed uit te voeren maak ik een planning. Door dit te volgen lever ik op tijd mijn opdracht in.

Vaardigheden:

Doelgericht zijn en plannen

Situatie 4:

Ik krijg de opdracht om een keuze te maken voor een final design. Dat vind ik best lastig. Ik vind ze beide erg mooi en wil geen verkeerde keus maken. Het nemen van een beslissing is niet mijn sterkste punt.

Vaardigheden:

Beslissen en knopen doorhakken

Situatie 5:

Ik krijg voor de tiende keer feedback terug op hetzelfde design. Negen keer stond ik er open voor om de opbouwende feedback te verwerken. De tiende keer krijg ik er toch wel een beetje genoeg van, volgens mij is het design nu op zijn mooist. Ik stel het erg op prijs dat anderen mij graag willen helpen. Dat waardeer ik echt.

Vaardigheid:

Openstaan voor je omgeving

---

Opdracht 2 - Check je skills

Rapport E-scan

Vragen aan Annefleur, Diederik en Ronald

Hoe functioneer ik als stagiaire en wat kan er mogelijk anders?

Annefleur: Als stagiaire functioneer je hartstikke goed, je laat duidelijk zien dat je zin hebt in de stage en dat je open staat voor de ervaring.

Je vraagt om werk als je zonder zit en je laat zien wat je maakt, je houd ons op de hoogte van je proces en stelt vragen.

Ook al is de situatie momenteel niet ideaal, je blijft positief en aan het werk. Wat kan er anders: probeer niet te snel tevreden te zijn met wat je maakt.

Diederik: Je functioneerd goed als stagiaire, je moet op het einde van opdracht focussen om het niet af te raffelen en goed na kijken wat je hebt gemaakt en/of alle correcties zijn door gevoerd.

Welke ondernemingsvaardigheden laat ik al duidelijk zien?

Annefleur: Je bent duidelijk gemotiveerd en hebt een positieve instelling. Je bent creatief (ook al vind je dat soms nog een beetje eng om te laten zien, denk ik) en flexibel.

Verder ben je super sociaal en heb je een zekere mate van doorzettingsvermogen; blijf daarbij het doel wat je hebt duidelijk voor ogen houden en durf een risico te nemen.

Diederik: Motivatie, flexibiliteit, omgaan met werkdruk & creativiteit

Ronald (Mijn vader): Doorzettingsvermogen, sociale oriëntatie en natuurlijk creativiteit.

Welke ondernemingsvaardigheden kan ik volgens jouw nog meer ontwikkelen?

Annefleur: Risicobereidheid! Durf jezelf ‘kwetsbaar’ op te stellen, daar leer je heel veel van en krijg je nog meer zelfvertrouwen (in je werk). Doe vakkennis op door boeken te lezen en naar ander (grafisch) werk te kijken en daar een mening over te vormen. Vertrouw op je intuïtie en laat je niet leiden door perfectionisme, je gevoel kan je soms meer vertellen dan alles wat je weet…

Diederik: Pff i don’t know. Werk gewoon aan jezelf dan komt alles goed

Ronald (Mijn vader): Volgens mij kan jij nog ontwikkelen op het risicobereidheid vlak. Pak soms die kans die je eigenlijk heel spannend vind. Doe eens gek bij het maken van het ontwerp, dan kom jij er wel.

Wat voor type mens vind jij mij?

Annefleur: Ik vind jou een leuk, vrolijk en open persoon. je hebt een vlotte babbel en houd van gezelligheid. Je wil het graag goed doen. Ik denk dat je redelijk wat mensenkennis hebt en ook jezelf best goed kent.

Diederik: Sociaal , Creatief, Lief, Ondernemend

Ronald: Je bent een lief, behulpzaam en open persoon. Soms ben je een beetje stil, maar ook je hebt ook vaak een vlotte babbel.

---

Opdracht 3: Voorstel voor verandering

Verandering 1: Zorgen dat er meer mensen mee eten met de lunch doormiddel van een warme maaltijd.

Manier 1: Om dit voorstel waar te maken, kan je bijvoorbeeld contact opnemen met een cateraar die elke dag warme maaltijden komt brengen. Dit kan natuurlijk ook 2x in de week zodat het minder geld kost.

Manier 2: Bij de AH kant-en-klare opwarm gerechten halen en die op kantoor op te warmen in de oven/magnetron.

---

Verandering 2: Door het corona virus werkt nu iedereen thuis. Door de nieuwe maatregelen kunnen we weer met een deel van het personeel op kantoor werken. Mijn voorstel om in shifts te werken, de ene helft thuis en de andere helft op kantoor.

Manier 1: Dit voorstel kan veranderd worden door aan iedereen te vragen wanneer het het handigst om te werken voor diegene. Als dit helemaal rond is gegaan dan maakt iemand een goede planning op basis van wat iedereen heeft ingevuld.

Manier 2: Je deelt de studio in 2 en laat de ene groep ochtendshifts werken van bijvoorbeeld van 08:00 tot 14:30 en de andere groep werkt van 14:30 tot 20:30. De personen kunnen hier zelf hun dag omheen plannen.

---

Verandering 3: Een kamertje met een boksbal als er spanning is op kantoor.

Manier 1: Bij Gemini is beneden in het kantoorgebouw een soort opslagruimte. In die ruimte zit ook nog een klein kamertje met een air hockey tafel, hier zou je ook een boksbal kunnen hangen voor als mensen gefrustreerd zijn geraakt door een project. Je kan dan naar de boksbal lopen om je spanning en frustratie er even uit te slaan.

Manier 2: Ook kan je een soort stressbal kopen. Voor iedereen 1 op het bureau het heeft een beetje hetzelfde effect als een boksbal maar dan in een soort klein knijpbaar formaat. Maak er meteen een Gemini branded balletje van die je weg kan geven aan de klanten, dan heb je ook meteen een soort cadeautje voor de klanten.

---

(Deze verandering geldt voor de tijd na het Corona Virus wanneer de maatregelen voor het virus niet meer gelden)

Verandering 4: De online en offline kant van de studio meer bij elkaar combineren zodat je ook die mensen goed leert kennen.

Manier 1: De tafels van online en offline staan in de studio best ver van elkaar af. Als deze tafels dichter bij elkaar worden gezet denk ik dat je al gauw ook een gesprek aangaat met andere personen.

Manier 2: Per maand 1 keer een plek wissel organiseren zodat iedereen wel een keer bij iemand anders zit.

---

Verandering 5: Een maandelijks uitje als team bonding. Bijv. bowlen.

Manier 1: 1x per maand gaan we op vrijdag ergens heen. Aan het begin van de maand word er gestemd wat leuk is om te gaan doen. Bijvoorbeeld: Bowlen, ergens borrelen, paintball of lasergamen.

---

Verandering 6: Bedrijfs fietsen aanschaffen zodat mensen van en naar het station kunnen fietsen.

Manier 1: Een paar fietsen kopen die tweedehands zijn en de werknemers deze laat oppimpen met het Gemini logo erop. Mensen die naar het station moeten mogen deze fietsen lenen, zolang ze op vrijdag allemaal weer terug in het rek staan.

Manier 2: De OV fiets regelen zodat de werknemers deze kunnen gebruiken, aangezien er al reiskosten vergoeding is kost dit dus bijna niets.

---

Verandering 7: Iedereen een eigen mok geven zodat het rustiger word in de keuken kastjes. Ook moet iedereen zelf zorgen dat deze mok schoon blijft.

Manier 1: Iedereen maakt voor zichzelf een leuk ontwerp op een mok, wel in een zelfde soort kleurpalet zodat je echt ziet dat het van Gemini is.

Manier 2: Iemand van het kantoor gaat even naar de action om daar leuke mokken te halen, zodra diegene terug is kiest iedereen zijn eigen mok.

---

Verandering 8: Sportschool abonnement geheel of deels van het bedrijf.

Manier 1: De werknemers worden gevraagd wie er graag voor of na werk wil sporten. Degene die wil sporten krijgen een abonnement op de sportschool.

Manier 2: Gemini maakt een deal met een sportschool om een nieuwe huisstijl te ontwerpen met alles erop en eraan. Nu mogen de werknemers van Gemini daar gratis sporten.

Manier 3: Er bestaat ook een bedrijf die kantoren speciale deals geeft voor sportscholen. https://www.bedrijfsfitnessnederland.nl/

---

Verandering 9: Een bedrijfsdier aanschaffen (vissen, wandelende takken of een tarantula. ;))

Manier 1: Iemand die thuis al bijvoorbeeld vissen heeft, neemt als hij dat wil, een van de zwangere vissen mee. (want die beesten zijn toch om de 2 weken zwanger.) Als deze vis de baby's heeft gekregen heb je gelijk leuke bedrijfsdiertjes. Wel wordt er een planning gemaakt voor het verschonen van de bak. Zodat iedereen een keer aan de beurt komt.

Manier 2: Je kan op internet een puppy adopteren die dan niet echt bij jou is maar wel door jou support bijvoorbeeld word opgeleid tot blindengeleidehond. Je kan bijvoorbeeld zo een puppy op de naam van Gemini design zetten. Dan kan je met z'n alle zijn progress volgen en voelt het toch alsof je een soort bedrijfsdier hebt.

---

Verandering 10: Een leuk vormgegeven ideeënbus waar mensen hun tips, ideeën of verbeteringen voor het bedrijf in kunnen doen. Deze bus word bij de ingang gezet.

Manier 1: Een stagiaire maakt uit een kartonnen doos (die beneden staat) een leuke box met allemaal dingen uit tijdschriften erop geplakt. Ook word hier een gat in gemaakt zodat de ideeën hierin kunnen gaan.

Manier 2: Iemand maakt een stans en ontwerp voor een soort brievenbus. Daarop worden foto's van iedereen geplakt met de tekst: "IDEEENBOX."

Uitkomst bespreken van de voorstellen met Annefleur en Diederik

Diederik en Annefleur vonden de voorstellen allemaal heel creatief en leuk bedacht. We zijn samen tot de conclusie gekomen dat ik het "in shifts werken" voorstel ga uitwerken in een stappenplan. Ze zijn erg benieuwd hoe ik dit voor me zie in verband met het Corona virus.

---

Opdracht 4: Maakt een stappenplan

Door het corona virus werkt nu iedereen thuis. Door de nieuwe maatregelen kunnen we weer met een deel van het personeel op kantoor werken. Mijn voorstel om in shifts te werken, de ene helft thuis en de andere helft op kantoor.

Stap 1: Kondig aan dat er een inventarisatie komt met een uitleg waarom. (Zie mail)

Voorbeeld mail:

Hallo Collega,

Zoals je weet zijn de maatregelen van het corona virus versoepeld. Er mogen weer meer mensen op kantoor komen werken. Dit willen wij natuurlijk zo snel mogelijk geregeld hebben.

Het plan is om in shifts te werken, de ene helft thuis en de andere helft op kantoor.

We houden graag rekening met je persoonlijke situatie.

We vragen je om uiterlijk 29 mei aan te geven op welke werkdagen je thuis of op kantoor kan werken. Aan de hand hiervan gaan wij een planning maken. We komen er later op terug!

Met vriendelijke groet,

....

Stap 2: Inventariseer, kijk wie wanneer kan en wil.

Verwerk de inventarisatie en gebruik deze bij de volgende stap.

Stap 3: Maak een planning wie waar hoelang werkt.

Gebruik een planningstool ( Excel etc.) om de gegevens zo goed mogelijk te verwerken.

Stap 4: Geef een voorstel aan de medewerkers, met mogelijkheid tot reactie.

Laat zien wat je tot nu toe gedaan heb en vraag feedback aan je collega's

Stap 5: Maak een definitief schema in de groepsagenda.

Vraag om te checken of het schema klopt.

Stap 6: Communiceer het schema naar medewerkers met ingangsdatum.

Mail je collega's dat de planning in de agenda staat en vertel ook wanneer deze nieuwe manier van werken ingaat.

Stap 7: Maak het kantoor corona proof. (1,5M afstand, desinfectiemiddel en looproute.)

Zorg dat alle maatregelen worden nageleefd.

Stap 8: Zorg dat medewerkers goede thuiswerk apparatuur tot hun beschikking hebben.

Stel thuiswerk apparatuur beschikbaar voor medewerkers die dat nog niet hebben.

Stap 9: Evalueer na een maand in een persoonlijk gesprek hoe iemand het ervaart en wijzig het schema waar nodig.

Doe dit in een persoonlijk gesprek omdat mensen zich dan sneller op hun gemak voelen en zich meer openstellen.

Stap 10: Vier het nieuwe werken met een online borrel en quiz gemaakt door Amber. ;-)

Stappenplan in 3 delen

Organisatorisch, communicatief, praktisch

Organisatorisch

Inventariseer, kijk wie wanneer kan en wil.

Maak een planning wie waar hoelang werkt.

Maak een definitief schema in de groepsagenda.

Vier de nieuwe manier van werken met een online borrel en quiz gemaakt door Amber. ;-)

Communicatief

Kondig aan dat er een inventarisatie komt met een uitleg waarom

Geef een voorstel aan de medewerkers, met mogelijkheid tot reactie.

Communiceer het schema naar medewerkers met ingangsdatum.

Evalueer na een maand in een persoonlijk gesprek hoe iemand het ervaart en wijzig het schema waar nodig.

Praktisch

Maak het kantoor corona proof. (1,5M afstand, desinfectiemiddel en looproute)

Zorg dat medewerkers goede thuiswerk apparatuur tot hun beschikking hebben.

Tot het volgende blog! Groetjes, Amber

---

EINDE BLOG 3